Die Archivierung und Verwaltung der Dokumente wie Zeugnisse, Röntgenberichte, Schweiß- und Prüfpläne usw. erfordert einen erheblichen Arbeitsaufwand. Im Zuge einer fortschreitenden Internationalisierung und Normenanpassung, ist davon auszugehen, dass dieser Aufwand sich in Zukunft noch weiter erhöhen wird. Mit dem Genius Xp -Modul "Dokumentenverwaltung / QS" bieten wir Ihnen eine umfangreiche und komfortable Software an, die speziell auf die Bedürfnisse im Apparate-, Behälter- und Anlagenbau abgestimmt ist. Die Dokumente können in Gruppen eingeteilt werden, wobei Sie als Anwender in der Definition der Gruppen völlig frei sind. Die wichtigsten Dokumentengruppen sind bereits von uns definiert worden und im Lieferumfang enthalten.

Über komfortable Such-Algorithmen ist ein schnelles und einfaches Auffinden von Dokumenten jederzeit gewährleistet. Die laufende Zuordnung zu Aufträgen/Stücklistenpositionen garantiert nach Abschluss eines Auftrags quasi auf Knopfdruck automatisch die Zusammenstellung und den Ausdruck der auftragsrelevanten Dokumente. Ebenso kann eine Umwandlung der Dokumente in eine PDF-Datei erfolgen, die Ihnen die Möglichkeit gibt, den gesamten Dokumentensatz Ihrem Kunden auf CD zur Verfügung zu stellen.

Nur drei Schritte und Ihre Dokumentenverwaltung ist erledigt:

(Organisationsvorschlag für die sichere Dokumentenverwaltung mit GeniusXp und dem Einzug-Scanner Fujitsu SnapScan)

1. Dokumente -auch mehrere gleichzeitig- in den ScanSnap einlegen, Start-Knopf drücken

Nun werden alle eingelegten Seiten automatisch gescannt, falls Vor- und Rückseite bedruckt sind, erfolgt das Scannen von beiden Seiten in einem einzigen Durchgang, mit einer Geschwindigkeit von ca. 30 Seiten/Min. Jede Dokumentenseite wird automatisch als jpg-Datei gespeichert, auf Wunsch auch direkt, ohne zusätzliche Umwandlung als PDF-Dokument.

2. Dokumente abheften

Die einzulesenden Dokumente können, am Besten vor dem Scannen, mit einer fortlaufenden Zahl auf dem ersten Blatt versehen werden (Paginierstempel) und anschließend ohne Rücksicht auf den Dokumententyp fortlaufend abgeheftet werden. Dies erleichtert nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederauffinden, falls tatsächlich noch einmal auf das Original zurückgegriffen werden muss, was allerdings i.d.R. nicht der Fall ist, da alle Dokumente nach dem Scannen an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen und auf jedem Drucker wieder ausgedruckt werden können.

3. Daten zu den gescannten Dokumenten in GeniusXP eingeben

Bei Aufruf des Programms GeniusXp werden alle zuvor gescannten Dokumente angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente in einem oder in mehreren, auch zeitlich versetzten Durchgängen gescannt wurden. Alle Dokumente werden solange angezeigt, bis sie zugeordnet worden sind.

Die Vorteile im Ãœberblick:

• einfache Ablage
• einfacher Versand per Fax, e-mail etc.
• Verwaltung aller Werksbescheinigungen
• schnelles scannen und erfassen der Dokumente
• komfortable und schnelle Suche nach Dokumenten
• Ausdruck aller Auftragsdokumente auf Knopf-Druck
• autom. Führung des Umstempelungs-Verzeichnisses
• Verfügbarkeit aller Dokumente an jedem Arbeitsplatz
• einfachste Verwaltung Ihrer gesamten Dokumentationen
• unbegrenzte Anzahl von eigenen Dokumenten-Typen möglich 
• absolut freie Gestaltbarkeit der Erfassungsmasken für Dokumente
• verwaltet alle Ihre spez. Dokumente wie Zeugnisse, Atteste, Prüfbescheinigen ...
• autom. Führung der Bescheinigungsverzeichnisse bei angeschlossenem Modul "Techn. Auftragsverwaltung/Stückliste"

Aus den Erfahrungen unserer Kunden, die Genius Xp - Dokumentenverwaltung und QS einsetzen, können wir von einer Zeitersparnis in Bezug auf die manuelle Verwaltung der Dokumente von ca. 60 % ausgehen.