Die kaufmännische Abwicklung des Auftrags erfolgt in Genius Xp mit dem Programm-Modul Kaufmännische Auftragsbearbeitung. Diese ist unterteilt in die Programmbereiche

• Auftragsverwaltung 
• Auslieferungen
• Fakturierung
• Gutschriften
• Rückmeldungen Techn. Büro
• Vertreterabrechnung
• Verwaltung von Avalen und Bürgschaften
• Umsatzauswertungen

Auftragsverwaltung

In der Programmfunktion Auftragsverwaltung werden Kundenaufträge, Rückmeldungen des Technischen Büros und Fertigungsaufträge verwaltet. Außerdem stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die dem Anwender Übersichten über Auftragsbestände verschaffen. Die Auftragsdaten werden in Kopf- und Positionsdaten unterteilt. In den Kopfdaten werden die, den gesamten Auftrag betreffenden Werte erfasst, in den Positionsdaten die Werte zu den einzelnen Auftragspositionen. Beliebige Zusatztexte können zu jeder Auftragsposition erfasst werden. Auftragsbestätigungen können jederzeit, insbesondere nach Änderungen von Aufträgen erstellt und ausgedruckt werden. Auftragspositionen können sein Artikelpositionen, Dienstleistungspositionen oder Bauteilpositionen. Zu jeder Auftragsposition können umfangreiche Zusatztexte eingelesen oder eingegeben werden. Mit dem Kunden vereinbarte Anzahlungen, Garantien, Bürgschaften sowie Minder- und Mehrpreise können direkt nach Anlage des Auftrags oder zu jedem späteren Zeitpunkt erfasst, verändert und verwaltet werden. Abweichende Anschriften für Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift sind ebenfalls möglich.

Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigungen können sowohl als originäre, als auch als Änderung zu einer bereits erstellten Auftragsbestätigung geschrieben werden. Die autom. Generierung erfolgt anhand der Daten, die zum Auftrag erfasst worden sind. Einmal erstellte Auftragsbestätigungen werden auftragsbezogen gespeichert, so dass Ansicht und Druckwiederholung, wie auch bei den folgenden Dokumenten, jederzeit möglich sind

Lieferscheinerstellung

Zur Erstellung eines Lieferscheins wird zunächst der entsprechende Auftrag aufgerufen. Anschließend werden die auszuliefernden Mengen der einzelnen Auftragspositionen eingetragen. Der Anwender hat nun wiederum die Möglichkeit verschiedene Zusatztexte einzulesen oder zu erfassen und kann dann den Lieferschein ausdrucken. Eine Druckwiederholung sowie Änderungen der Lieferscheine sind auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich.

Rechnungserstellung

Nach Auswahl des Auftrags erscheinen alle erstellten Lieferscheine zum Auftrag, die noch nicht abgerechnet worden sind. Durch einfache Markierung werden die Positionen ausgewählt, welche in die Rechnung aufgenommen werden sollen. Anschließend wird die Rechnung erzeugt wobei Zahlungsziele, Skonti, Zusatztexte usw. aus dem entsprechenden Stammsatz gelesen werden; diese sind selbstverständlich nachträglich überarbeitbar. Evtl. geleistete Anzahlungen, Vertreterprovisionen, Rabatte etc. werden vom System automatisch berücksichtigt, können aber vom Anwender noch bearbeitet werden. Zwischen jedem Arbeitsschritt bietet das System die Möglichkeit zur Kontrolle eine Druckansicht der Rechnung auf dem Bildschirm anzuzeigen. Bei der Erstellung von Rechnungen ist es auch möglich freie Positionen einzugeben, die vorher nicht als Auftragsposition erfasst worden sind. Auch hier sind nachträglicher Druck und nachträgliche Änderungen möglich.

Gutschriften

Die Erstellung von Gutschriften erfolgt analog der Erstellung von Rechnungen. Es ist zum Einen möglich, auf bestimmte Rechnungspositionen Bezug zu nehmen, in diesem Fall erscheinen Rechnungsnummer, Positionsnummer, Text usw. automatisch. Zum Anderen können Gutschriften auch ohne Bezug erstellt werden, in dem ebenso wie bei der Rechnung freie Positionen eingefügt werden. Diese Funktion ist bspw. dann sinnvoll, wenn mit oder ohne Bezug auf eine bestimmte Auftragsposition ein Pauschalbetrag gutgeschrieben werden soll.

Rückmeldungen Technisches Büro bearbeiten

Änderungen in den einzelnen Auftragspositionen, die sich aufgrund von geänderten Kundenwünschen oder technischen Erfordernissen ergeben, können vom technischen Büro mit einer speziellen Funktion abgelegt werden. Um eine schnelle und lückenlose Reaktion des Kaufmännischen Büros auf solche Änderung zu erreichen, wurde die Funktion Rückmeldungen Technisches Büro bearbeiten eingeführt. So ist sichergestellt, dass keine preisrelevanten Änderungen bei der Auftragsabrechnung übersehen werden. Auch hier besteht die Möglichkeit des Ausdrucks einer geänderten Auftragsbestätigung. Die Aufträge und Positionen, zu denen im Technischen Büro Änderungen erfasst worden sind, werden dem Kaufmännischen Büro in dieser Funktion in einer Übersicht angezeigt. Nachdem der Anwender den gewünschten Auftrag ausgewählt hat, erhält er neben weiteren Informationen den Text, den der Techniker zu der entsprechenden Änderung erfasst hat. Er kann sofort auf die Änderungen reagieren und die kfm. Daten der Auftragsposition direkt am Bildschirm ändern.

Vertreterabrechnung

Eine Vertreterabrechnung ist im Genius Xp - Modul Kaufmännische Auftragsbearbeitung ebenfalls integriert. Die Stammdaten der Vertreter inkl. verschiedener Provisionsregelungen und Provisionssätze werden erfasst und auf die entsprechenden Kunden bezogen. Bezüglich der Abrechnungen stehen zwei verschiedene Varianten zur Verfügung: Einmal kann die Vertreterabrechnung automatisch erfolgen. In diesem Fall ermittelt das Programm alle provisionsrelevanten Umsätze und erstellt aufgrund der angegebenen Stammdaten für jeden Vertreter eine entsprechende Abrechnung. Allerdings besteht auch hier die Möglichkeit, die Abrechnung auf einzelne Vertreter oder Vertretergruppen einzuschränken und die Abrechnungszeiten und die sonstigen Bezüge zu variieren. Daneben existiert noch die Funktion "Manuelle Vertreterabrechnung", bei der nach Auswahl des Vertreters und des bezogenen Auftrags ein individueller Provisionsbetrag erfasst wird, der dann unabhängig von den automatisch erzeugten Provisionssätzen in die nächste Abrechnung aufgenommen wird.

Verwaltung von Avalen und Bürgschaften

Das Programm verwaltet Avale und Bürgschaften, die auftragsbezogen erfasst werden können. Avalstammdaten, also Kontingente können für jede Bank, bei der Kreditrahmen für Avale bestehen, gepflegt werden, so dass die aktuell verfügbaren Rahmen stets im Überblick behalten werden können. Ebenso können ausgegebene Bürgschaften mit ihrem Ausgabe- und Rückgabedatum verwaltet werden. Bürgschaftsrückforderungen an Kunden werden terminlich überwacht und können ebenfalls automatisch erzeugt werden.

Umsatzauswertungen

Die Funktion Umsatzauswertungen stellt dem Anwender ein komfortables und starkes Instrument zur Auswertung der erzielten Umsätze zur Verfügung. Grundsätzlich sind Umsatzauswertungen nach Produkten/Produktgruppen, nach Kunden/Kundengruppen und nach Vertretern möglich. Die betrachteten Zeiträume sind vom Anwender variabel einstellbar. Somit können also Umsätze sowohl über wenige Wochen als auch über Monate oder Jahre hinweg ausgewertet werden.

Über diverse Sortier- und Selektionskriterien können Umsatzauswertungen nach unterschiedlichen Zeiträumen erstellt werden, die sich auf einzelne, auf mehrere Produkte oder auf Produktgruppen beziehen. Selektionen und Ausschlusskriterien sind möglich nach Zeiträumen, Umsatzgruppen, Artikel, Dienstleistung, Bauteile und Nebenkosten. Die Umsatzauswertungen zeigen auf einem Vorblatt die Sortier- und Selektionsvorgaben, die vom Benutzer eingestellt worden sind. Eine einmal erstellte Sortier- bzw. Selektionsfunktion kann abgespeichert, jederzeit wieder aufgerufen und ggfs. geändert werden. Damit können immer wiederkehrende Listen nach exakt den gleichen Selektionen und Sortierungen erzeugt werden. Ein Anwendungsbeispiel hierfür wären etwa Artikel- oder Artikelgruppenauswertungen, die wöchentlich oder monatlich stets nach den gleichen Kriterien erstellt werden sollen. Eine abgespeicherte Selektions- und Sortiermaske ermöglicht es, die Aufgabe der Erstellung dieser Liste zu delegieren.

Weiterhin bietet das Programm die Möglichkeit, spezielle Umsatzauswertungen für einzelne Kunden durchzuführen. Diese können ebenfalls zeitlich abgegrenzt und für einzelne oder mehrere Umsatzgruppen durchgeführt werden.