Materialdisposition

Als Verbindungsglied zwischen Stückliste und Einkauf bzw. Lagerverwaltung dient das Programm-Modul Materialdisposition. Durch die Freigabe der Stückliste für die Materialdisposition werden die Stücklistenpositionen für die Dispositionsbearbeitung zugänglich.

Einer Stücklistenposition können durch die Materialdisposition unbegrenzt viele Materialbeschaffungspositionen zugeordnet werden. Jede Materialbeschaffungsposition stellt einen gesonderten Beschaffungsvorgang, z.B. für Lohnarbeit, Material oder Transport dar, der einzeln bearbeitet wird und einen eigenen Bearbeitungsstand besitzt. Die Materialbeschaffungspositionen, die aufgrund der Eigenschaften der entsprechenden Stücklistenposition festliegen, werden vom System automatisch erzeugt. Zusätzliche Beschaffungspositionen kann der Techniker, falls er dies für erforderlich hält, bereits beim Anlegen der Stückliste erfassen. Des weiteren stehen ihm Möglichkeiten zur Verfügung, für die Disposition und für den Einkauf Informationen bereits zu einem frühen Zeitpunkt zu hinterlegen. Grundsätzlich ist der Disponent bzw. Einkäufer allerdings frei in der Änderung bzw. Neuanlage von Materialbeschaffungspositionen. So kann er etwa bestimmen, ob Positionen in einer Stückliste oder stücklistenübergreifend für die Beschaffung zusammengelegt werden, ob Materialien und Artikel fremd beschafft, selbst hergestellt oder vom Lager bzw. Restelager entnommen werden sollen. Alle Ergänzungen und Änderungen, die in der Disposition zu Stücklistenpositionen erfolgen, sind andererseits für den Techniker sofort einsehbar. Dieser sieht auch den Status (bearbeitet, angefragt, bestellt, geliefert usw.) der entsprechenden Position und kann etwa im Fall sich ergebender Änderungen ohne Nachfrage beim Einkauf reagieren. Werden gegenüber der Technik bspw. vom Kunden Änderungswünsche geäußert, so muss der Techniker nur die entsprechende Stücklistenposition aufrufen und sieht sofort, wenn das Material bereits bestellt oder gar geliefert ist den Bearbeitungsstand im Feld "Status". Die sich hieraus ergebenden Informationen kann er dann direkt an den Kunden weitergeben. Eine Nachfrage beim Einkauf und ein Rückruf beim Lieferant ist somit nicht mehr erforderlich.

Grundsätzlich ist der Disponent auch frei in der Entscheidung, in welcher Reihenfolge er geänderte oder neu erfasste Stücklistenpositionen abarbeitet. Allerdings sind für ihn nur die Stücklistenpositionen sichtbar und bearbeitbar, die von der Technik für die Disposition freigegeben worden sind. Somit liegt die erste Entscheidung in Bezug auf die Bearbeitung von Stücklistenpositionen bei der Technik und nicht bei der Disposition. Als Hilfestellung für die Bearbeitung der Stücklistenpositionen steht dem Disponenten bzw. dem Einkäufer eine Auswertung zur Verfügung, die alle neu erfassten und freigegebenen sowie alle geänderten Stücklistenpositionen enthält. Bei geänderten Positionen kann der Disponent den alten und den neuen Zustand nebeneinander sehen und damit entscheiden inwieweit er tätig werden muss. Sobald eine Position dieser Liste in der Disposition oder im Einkauf bearbeitet wurde, erscheint sie in zukünftigen Listen nicht mehr.

Zusätzliche Auswertungen und Übersichten ermöglichen einen schnellen und umfassenden Überblick über die einzelnen Bearbeitungsstände der Stücklistenpositionen aller Bauteile. So ist für jedes Bauteil sofort ersichtlich, wieviele Positionen z.B. unbearbeitet, angefragt, bestellt oder geliefert sind und welche Stücklistenpositionen neu hinzugekommen sind oder geändert wurden.

Jede Materialbeschaffungsposition enthält neben dem Bearbeitungsstand Raum für Sammelpositionsvermerke, Beschaffungsinformationen, Hinweise zu den Bearbeitungsständen etc. Alle Informationen der Materialdisposition werden den Stücklistenpositionen hinzugefügt und sind somit ohne zusätzlichen Aufwand, für alle anderen Anwender sichtbar bzw. zugänglich.

Im Programm-Modul Einkauf steht für die einkaufsnotwendige Dimensionierung des Materialbedarfs eine spezielle Funktion zur Verfügung. Für jede Beschaffungsposition wird hierin unter Verwendung der Vorgabe aus der Stücklistenposition das tatsächlich zu beschaffende Material erfasst und für einen automatisierten, kommissionsbezogenen Einkaufsvorgang verwendet.

Für lagerverwaltete Materialien besteht alternativ die Möglichkeit den Materialbedarf zu disponieren. Materialanforderungen an den Einkauf ergeben sich dann aus dem Programm-Modul Lagerverwaltung.

Die Bearbeitungsstände der Materialbeschaffungspositionen werden von diesen Programm-Modulen automatisch aktualisiert und stehen somit zur sofortigen Information allen Mitarbeitern zur Verfügung.

Einkauf

Die Programmfunktion Einkauf verwirklicht durch Ihre Logik die besonderen Anforderungen der Einkaufsabwicklung in der Einzelfertigung. Hierzu gehört u. a. eine freie Textgestaltung, die freie Verknüpfung mit der Stückliste, die mögliche Abwicklung lagerbezogener und kommissionsbezogener Bestellvorgänge, die Handhabung alternativer Maßeinheiten sowie die Verfolgung der Zeugniseingänge.

Anfragen

Anfragen bei Lieferanten können entweder auf Basis von Materialbeschaffungspositionen aus der Stückliste oder auf Basis des Artikelstammsatzes erstellt werden. Im ersten Fall wird über die Auswahl des Auftrags, Bauteils bzw. der Stücklistenposition ein Datensatz ausgewählt und die für den Anfragevorgang relevanten Daten werden in einer Positionszeile übertragen.

Zu jeder Anfrageposition können wahlfreie Texte eingegeben werden, vorgefertigte Textblöcke eingelesen werden oder von Hand eingegebene Texte als neue Textblöcke abgespeichert werden. Der vom System generierte Material- oder Artikel-Anfragetext beschreibt den anzufragenden Artikel präzise mit den notwendigen Angaben aus der Stückliste. Dimensionierungen, Normen, erforderliche Zeugnisse sowie vom Techniker eingetragene zusätzliche Informationen werden in der Anfrage wiedergegeben. Dennoch ist in der Programmfunktion "Anfragen erzeugen / bearbeiten" eine Überarbeitung des Anfragetextes möglich.

Anfragen können auf verschiedene Weise den Lieferanten zugeordnet werden. Zum einen ist eine direkte Zuordnung zu einem Lieferanten möglich. In diesem Fall wird der Lieferant ausgewählt und die anzufragenden Positionen über Zugriffe auf Artikel bzw. Stücklisten wie oben beschrieben erzeugt. Nachdem die Anfrage fertig gestellt ist, evtl. Kopf- und Fußtexte eingelesen bzw. erfasst wurden, erzeugt das System eine Anfrage an einen Lieferanten, die anschließend abgespeichert und ausgedruckt bzw. per Fax verschickt werden kann. Diese Anfrage kann dann weiteren Lieferanten zugeordnet werden und mit oder ohne Änderungen an andere Lieferanten verschickt werden.

Im zweiten Fall werden die Anfragepositionen ebenfalls durch Zugriffe auf die Artikelstammdaten bzw. Stücklisten wahlfrei und ohne Bezug auf bestimmte Lieferanten zusammengestellt. Auch hier können die Text der Positionen nachträglich überarbeitet, ergänzt oder um Textblöcke erweitert werden. Sind alle Positionen erfasst, so wird die automatische Generierung der Anfragen gestartet und das System ordnet zunächst jeder Anfrageposition die Lieferanten zu, die im Artikelstammsatz bzw. in den Materialgruppenstammsätzen als präferierte Lieferanten eingetragen sind. Anschließend werden alle Sätze, die zu einem Lieferanten gehören, zusammengefasst und die entsprechende Anfrage wird automatisch generiert. Diese kann dann ebenfalls ausgedruckt oder direkt als Telefax versandt werden.

Für die Verwaltung von erstellten Anfragen stehen Auswertungen über offene, also von Lieferanten noch nicht beantwortete Anfragen, zur Verfügung. Diese ermöglichen eine übersichtliche und schnelle Verfolgung der Angebotseingänge.

Angebote

Angebote, die aufgrund von Anfragen eingehen, werden erfasst und verwaltet. Der Bezug zu einer vorher gestellten Anfrage ist nicht zwingend erforderlich. Es können somit auch Angebote verwaltet werden, die aufgrund telefonischer Anfragen eingegangen sind.

Bei der Erfassung der Angebote stehen je nach Material unterschiedliche Maßeinheiten für den Preisbezug zur Verfügung. Für den Angebotsvergleich werden die angebotenen Preise auf die Stammaßeinheit umgerechnet; somit wird ein übersichtlicher Preisvergleich ermöglicht, der ein manuelles Umrechnen der Angebotspositionen in andere Preiseinheiten überflüssig macht.

Für einen Preisvergleich bzw. für den Preisspiegel stehen damit alle erfassten Angebotspositionen zur Verfügung. Außerdem werden die Angebotspositionen in das Preisinformationssystem von Genius Xp übernommen und sind damit sowohl in der Kalkulation als auch in weiteren Unterfunktionen des Einkaufs und der Technischen Auftragsbearbeitung abrufbar.

Bestellungen

Die Erfassung und Gestaltung der Bestelltexte erfolgt analog zur Anfragenbearbeitung. Zusätzlich besteht jedoch die Möglichkeit auf den Anfragetext zurückzugreifen, wobei eine unkomplizierte Überarbeitung möglich ist. Wie bei den anderen Einkaufsfunktionen wird bei beschaffungspositionsbezogenen Bestellpositionen der Bearbeitungsstand in der Materialdisposition aktualisiert.

Für alle Bestellungen ist eine Terminüberwachung installiert, in der terminbezogene Auswertungen erstellt werden können. Daneben existiert eine Bestandsübersicht, die dem Anwender schnell einen Überblick über offene Bestellungen verschafft.

Die Liefertermine werden in den Bestellungen genannt und automatisch verwaltet. Dies macht es möglich, Liefererinnerungen und Liefermahnungen zu versenden. Falls gewünscht, und dies kann auf bestimmte Materialien oder Artikel beschränkt sein, kann vor dem Erreichen des Liefertermins eine Liefererinnerung erstellt werden, die den Lieferanten an die fristgerechte Lieferung erinnern soll. Individuelle Kopf- und Fußtexte sind möglich.

Bei der Liefermahnung handelt es sich um eine Anmahnung einer nicht termingerecht erfolgten Lieferung; in diesem Falle ist also der Liefertermin bereits überschritten. Individuelle Kopf- und Fußtexte sind auch hier möglich.

Die umfangreichen Material- und Artikelbeschreibungen und Dimensionierungen, die in den Stücklisten erfasst worden sind, werden selbstverständlich auch bei der Bestellung übernommen. Wurde zu einer Bestellung vorher eine Anfrage erstellt, so kann diese Anfrage in eine Bestellung überführt werden. In diesem Fall werden auch evtl. Änderungen und Zusatztexte aus der Anfrage in die Bestellung übernommen. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen sind natürlich ebenfalls möglich.

Bestellungen können ebenso wie Anfragen nicht nur positionsweise und lieferantenbezogen erzeugt werden, sondern aus Stücklistenpositionen bzw. Materialbeschaffungspositionen automatisch generiert werden und anschließend dem Lieferanten zugeordnet werden, der den Auftrag zur Lieferung erhalten soll. Auch hier bestehen vielfältige Möglichkeiten der Editierung der Bestelltexte. Informationen zu evtl. benötigten Zeugnissen etc. werden ebenfalls durchgeleitet und stehen hier zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Das System gibt dem Anwender mit den verschiedenen Unterfunktionen im Bestellwesen ein wirksames Instrument an die Hand, um eine effiziente und präzise Überwachung aller vom Unternehmen ausgehenden Bestellungen zu erreichen. Jeder Vorgang ist unmittelbar nachvollziehbar und ausreichend dokumentiert. So können etwa einmal erfasste Anfragen, Bestellungen etc. später jederzeit wieder aufgerufen werden und falls erforderlich geändert werden. Neben den Vorteilen von kürzeren Durchlaufzeiten für Bestellungen und einer effizienteren Preiskontrolle bei der Warenbeschaffung, erlaubt der Einsatz des Bestellwesens in Verbindung mit dem Programm-Modul Lagerverwaltung auch die Führung von geringeren Lagerbeständen, da eine exaktere Planung der Warenzulieferung möglich wird.

Preisauskunft

Im Programmsystem Genius Xp stehen zwei verschiedene Systeme zur Preisauskunft zur Verfügung. Einmal beinhaltet das Kalkulationsmodul ein Preisauskunftssystem, welches vom Kalkulator selbst gepflegt werden kann. Angefragte Artikel- und Materialpreise werden hier manuell eingetragen und können mit zusätzlichen Informationen versehen werden.

Das zweite, wesentlich komfortablere Preisinformationssystem wird von den Daten des Programm-Moduls Einkauf automatisch beschickt.

Als Datenbasis dienen alle Preisangaben, welche bei Bestellungen oder erfassten Angeboten im Einkaufsmodul eingegeben worden sind. Diese können an vielen anderen Stellen im Genius-Programm ausgewertet und angezeigt werden.

Die Preisinformation kann sich sowohl auf Artikelpreise wie auf Materialpreise beziehen, es können Selektionen nach Werkstoffen, Lieferanten sowie der Preisherkunft durchgeführt werden. Unmittelbar angezeigt wird jede Bestellposition bzw. jede Position aus eingetragenen Angeboten mit Bestellnummer, Datum, Lieferant, Werkstoff, Abmessung, Zeugnis, Menge und Preis. Sollten diese Angaben nicht ausreichen, so kann auf den einzelnen Bestell- oder Angebotsvorgang direkt zugegriffen werden.

Mit dem Preisauskunftssystem, welches insbesondere bei der Vorkalkulation genutzt wird und dort eine erhebliche Steigerung der Bearbeitungsgeschwindigkeit von Kalkulationen ermöglicht sowie die Sicherheit in der Preisfindung wesentlich erhöht, lassen sich Preisentwicklungen und aktuelle Beschaffungspreise sehr schnell aufzeigen und Preisvergleiche zwischen verschiedenen Lieferanten auch ohne Durchführung einer Anfrage anstellen.

Neben den hier aufgeführten wesentlichsten Programmfunktionen des Genius Xp - Programm-Moduls Materialdisposition und Einkauf enthält das System noch eine Reihe wichtiger Hilfsmittel, die die Sachbearbeitung in diesem Bereich sicherer und schneller machen. Alle diese Funktionen sind speziell ausgerichtet auf die Anforderungen, die sich aus der Einzel- und Kleinserienfertigung im Bereich des Apparate-, Behälter- und Anlagenbaus ergeben. Material- und Artikelbeschaffungsvorgänge werden transparent dargestellt und vom System automatisch überwacht, die einzelnen Programmfunktionen sind zielgerichtet und bedürfnisorientiert entwickelt und es sind alle Verknüpfungen zu anderen Arbeitsfeldern und Abteilungen realisiert, die auf die Ergebnisse der Disposition und des Einkaufs zurückgreifen oder Informationen aus diesen Abteilungen für ihre eigene Arbeit benötigen.